秘書助理工作是企業主管及部門不可或缺的角色，舉凡文書行政、檔案管理、會議籌備安排、訪客接待、電話與溝通技巧、行程及公務旅行安排、公共關係、電腦操作、人際溝通等工作都是其工作範圍。雖然由於電腦的功能減少了人力作業的時間，增加了通訊的便利，提升了秘書助理的工作效率，使得許多秘書的功能有所調整，職稱也從秘書變成了行政助理。但是辦公室行政工作總是要有適當的人員負責，本書設計了秘書與助理完整教學課程，同時也提供從事秘書助理及相關工作者一本值得參考的工具書籍。
作者簡介
徐筑琴
　　現任∕真理大學觀光數位知識學系兼任副教授
　　曾任∕淡水工商管理學院講師、副教授
　　兼任∕　　校長室秘書　　商業文書科主任　　董事會執行秘書

序　  i 第一章　秘書的歷史與類型　 1第一節　歐美秘書之歷史　 2第二節　中國秘書之歷史　 3第三節　秘書之定義　 5第四節　秘書之類型　 6第五節　社會形態之影響　 9第六節　秘書教育與訓練　 11
第二章　秘書工作的意義　 27第一節　秘書的功能　 28第二節　秘書的業務範圍　 30第三節　秘書工作的內容　 33第四節　優秀秘書的條件　 38第五節　秘書工作未來之展望　 43第六節　女性主管地位的提升　 47第七節　秘書生涯規畫與轉職方向　 48第八節　虛擬助理形成　 56第九節　  e  世紀秘書　 58
第三章　文書行政工作　 65第一節　信件處理　 66第二節　公文處理　 69第三節　公文、公告、通知、通報的製作　 75第四節　新聞發布　 83第五節　報告書寫　 85第六節　剪報整理　 86第七節　英文函件處理　 87第八節　信封寫法、信函摺法　 91第九節　傳真機及電子郵件的使用　 96第十節　參考資料　 99 第四章　檔案及資料管理　 105第一節　檔案管理之意義　 106第二節　檔案之種類　 106第三節　檔案管理的制度　 107第四節　檔案管理的重要與功用　 109第五節　檔案處理的步驟　 113第六節　檔案管理的原則　 117第七節　西文檔案管理　 132第八節　電腦與文書管理　 143第九節　文檔保存年限　 143第十節　企業資料存檔的範圍　 144第十一節　檔案管理的態度　 145第十二節　秘書與檔案管理　 146
第五章　會議籌備安排與管理　 149第一節　會議的意義和目的　 150第二節　會議性質　 152第三節　會議地點　 155第四節　會議通知　 157第五節　會議通知、議程、提案單的製作　 158第六節　會議的準備事項　 166第七節　會議後的工作　 176第八節　會議時秘書的工作　 177第九節　會議記錄工作　 179第十節　會議管理注意事項　 188
第六章　訪客安排、接待與禮儀　 193第一節　主管約會之安排　 194第二節　訪客之類型與接待　 197第三節　訪客接待的禮儀　 203第四節　介紹的禮儀　 209
第七章　秘書的禮儀修養　 213第一節　辦公室禮儀　 214第二節　生活禮儀修養　 217第三節　公共場所的禮儀　 228第四節　秘書行政工作有關禮儀事項　 232
第八章　電話的使用與禮節　 249第一節　電話禮節的重要　 250第二節　接聽電話的禮節與注意事項　 250第三節　打電話時的禮節與注意事項　 253第四節　電話留言條的使用　 255第五節　主管電話之處理　 258第六節　秘書可以處理的電話　 259第七節　困擾電話的處理　 260第八節　行動電話的禮節　 261第九節　中文電話良言美語　 262第十節　英文常用電話用語　 263
第九章　主管公務旅行安排與管理　 273第一節　了解主管之意向　 274第二節　旅行時準備攜帶之參考資料　 278第三節　預訂機票及預約旅館　 278第四節　旅行應備物品　 280第五節　國外公務旅行　 282第六節　編排行程表　 284第七節　旅費申請　 285第八節　旅行返回後處理事項　 285
第十章　辦公室行政管理　 287第一節　辦公室行政管理意義　 288第二節　辦公室管理功能　 288第三節　秘書與辦公室管理　 291第四節　辦公處所的管理　 293第五節　辦公用具之訂購與請領　 297第六節　時間的管理　 298
第十一章　秘書的人際關係與說話技巧　 305第一節　人際關係的重要　 306第二節　秘書與溝通　 306第三節　秘書的人際關係　 307第四節　說話的技巧　 311第五節　秘書工作說話的要求　 312第六節　演講技巧　 315
第十二章　公共關係　 317第一節　公共關係概說　 318第二節　公共關係之定義　 319第三節　公共關係部門的工作　 320第四節　企業界的公共關係　 323第五節　記者訪問、記者招待會、酒會　 330第六節　企業發言人　 333第七節　危機管理　 335第八節　秘書與公共關係　 338
第十三章　簡報製作與簡報技巧　 341第一節　簡報的意義　 342第二節　簡報溝通的過程　 342第三節　簡報製作的步驟　 343第四節　媒體輔助電子簡報　 344第五節　簡報的結構　 345第六節　簡報場地實務　 346第七節　臨場表現　 347第八節　簡報軟體的使用　 350第九節　經驗之談　 350第十節　參考資料　 352
第十四章　謀職準備與面試禮儀　 355第一節　確定工作目標　 356第二節　探討工作市場之需要　 358第三節　申請工作準備事項　 362第四節　面談準備　 371第五節　工作與升遷　 372第六節　求職面試禮儀　 376第七節　面試參考問題　 380
參考書目　 383

序
　　《秘書助理實務》這本教材出版已經有好幾年了，承蒙各大專院校師生及各行業秘書助理的採用，致上最深的謝意。
　　隨著時代的變遷、企業的轉型、特別是電腦軟體不斷開發及應用的普及，秘書及助理的工作也隨著調整，工作的範圍也擴大到一般行政業務，但是仍然是主管及部門不可或缺的人力。
　　本書出版是以工具書的方向為主要寫作目的，因此章節及內容盡量要求完善，基本的秘書助理工作項目及技能，雖然不會因時代變遷而有所不同，但是仍有少部分因時間空間改變而有所調整，例如電子郵件取代一般書信、文字以橫式自左向右書寫、文書處理以電子e化作業等，所以修訂增加部分內容，以期符合時代的需求。
　　配合本書秘書及助理實際工作內容，再版將原書名《秘書實務》修訂為《秘書助理實務》。
　　知識浩瀚如海，學習永無止境，個人難免有疏漏欠學之處，尚祈各位先進學者專家不吝指教。
徐筑琴謹識民國一百年九月